※來自麥肯锡的高效工作法
本書作者邁剋·費廖洛是美國西點軍校的優秀畢業生,曾任職於世界頂級谘詢公司麥肯锡,後來創辦瞭自己的公司。在本書中,作者告訴我們:你越擅長簡化信息,你的想法就越有可能得到支持。而這種解決問題更清晰、簡潔、高效的工作法就是"結構化思維過程"。
※知乎時間管理優秀迴答者戰隼推薦
在職場上,學會正確溝通的重要性超齣你的想象。但最後隻有很少人能成功。提案沒有通過,原因不在數據和PPT,它們隻是浮在錶麵的問題,更重要的是要把觀點用便於理解的方式錶述齣來,而且要具體而明確,有清晰的邏輯。同時,建議要能兼顧各方利益、展示齣提案所能達成的效果。最後再選擇一個閤適的溝通方式。
※拆書幫創始人、《這樣讀書就夠瞭》作者趙周推薦
如果思維不清晰,你零敲碎打來影響人的法子不過是花拳綉腿。如果影響不彰顯,你自得意的思維洞見不過是孤芳自賞。把這本書中"結構化思維"的九步驟拆成自己的能力吧,它將外顯為你的影響力,內化為你的思維力。
●在職場上,正確溝通的重要性遠遠超齣我們的想象。
大傢都知道,隻有把觀點和建議錶達清晰,纔能獲得領導、同行和客戶的認同。為瞭實現這一目標,很多職場人士花費瞭大把時間和精力,來收集收據、製作圖錶、反復修改PPT,但最後隻有很少的人能成功。
●《極簡思考》告訴我們:
失敗的原因,不在於分析問題的能力,而在於解決問題的能力。
●本書提供瞭一種解決問題的簡單方法--結構化思維過程。
不同於 "從數據得齣結論"的傳統方法,"結構化思維過程"以論點作為核心來構建整體方案,在初期就將重點放在提齣容易理解的假設上,並找齣溝通對象的利益觸動點,通過閤理引導讓對方得齣我們的結論。
邁剋·費廖洛(Mike Figliuolo )
美國西點軍校的優秀畢業生,曾任職於世界頂級谘詢公司麥肯锡,後來創辦瞭自己的公司thoughtLEADERS。他的客戶包括榖歌、福特汽車、西門子電器、領英、惠普、雅培、亨氏、高沃金融、維薩信用卡等許多行業領先企業。
作為全美知名、備受推崇的演說傢和培訓師,邁剋·費廖洛及其團隊幫助來自世界知名公司的成韆上萬領導人掌握瞭更清晰、簡潔、高效的工作法。
著有《盒子裏的領導力》《一頁紙工作法》《極簡思考》等書。
現居美國俄亥俄州。
如果思維不清晰,你零敲碎打來影響人的法子不過是花拳綉腿。如果影響不彰顯,你自得意的思維洞見不過是孤芳自賞。把這本書中"結構化思維"的九步驟拆成自己的能力吧,它將外顯為你的影響力,內化為你的思維力。
——趙周(拆書幫創始人、《這樣讀書就夠瞭》作者)
在職場上,學會正確溝通的重要性超齣你的想象。但最後隻有很少人能成功。提案沒有通過,原因不在數據和PPT,它們隻是浮在錶麵的問題,更重要的是要把觀點用便於理解的方式錶述齣來,而且要具體而明確,有清晰的邏輯。同時,建議要能兼顧各方利益、展示齣提案所能達成的效果。最後再選擇一個閤適的溝通方式。
——戰隼(自媒體人、知乎時間管理優秀迴答者)
"很抱歉,你的建議沒有被采納。"
我們都聽到過這樣的話,這句話吞噬過我們的希望,也挫敗過我們的信心。下麵的場景可以告訴我們方案被否決的原因。
試想一下,經過幾周的長時間工作、繁復的分析、無數的會議、誠懇的遊說之後,你帶著你的想法來到瞭項目委員會。你堅信自己的想法將會為其創造巨大價值。你仔細地整閤瞭相關分析,潤色瞭演講稿,設計瞭每一頁PPT,直到一切都趨於完美。最終的PPT 中有總計53 頁的嚴謹數據,看到這些,你認為自己一定可以打動委員會成員。
會議當天,你難以掩飾自己的興奮。為瞭使方案經得起推敲,你已經竭盡全力,你覺得人們已經沒有任何理由否決它。你看著你的報告被一本本分發下去,人們開始瀏覽--看起來像是一個不錯的開始,至少大傢對這份報告感興趣!不過仔細一看,你發現他們臉上似乎露齣瞭一些疑惑的神情。有人舉起手說:"第42 頁,我有個問題。"你緊張地翻到這一頁,卻突然想起來,你還沒做自我介紹。溝通對象對你的迴答漸漸感到厭倦,有的人質問為什麼內容毫無新意。一名委員會成員指齣瞭建議中的每項錯誤--你的方案都快被他推翻瞭--他說:"我根本看不齣你的計劃如何能夠提高工作效率。"此時,你多希望自己在報告中提齣瞭能提高工作效率的方法,然而你把時間全花在瞭數據分析上。
原本30 分鍾的簡報被拖成瞭漫長而痛苦的45 分鍾,提問、抱怨和重重的嘆氣聲此起彼伏。終於,委員會的負責人決定結束你的痛苦,她說:"很抱歉,我們今天無法通過你的方案,你下個月再進行匯報吧。"你在會議室後排的椅子上癱坐下來,你"完美"的報告仿佛化作瞭一列火車的殘骸,載著你的想法一直衝到瞭火焰裏--一切都完瞭。
你的同事吉莉安是下一個匯報者,你心裏感到有些愧疚,因為你的簡報超時,現在她隻有15 分鍾來完成這次報告瞭。最重要的是,她現在麵對的是一群頗為惱怒的溝通對象。她分發下去的報告也隻有短短9頁。你心想:"完瞭,她完瞭。她的報告太短瞭,根本無法提供足夠的信息支撐她的觀點。"
吉莉安清清嗓子說:"請大傢翻到內容提要,我想先闡明幾個觀點。我建議啓動溝通培訓計劃,這個計劃能給我們帶來的最大好處是:如果我們每個人每月能在溝通上節約1 個小時,員工的工作效率便可以大幅提升,這可以為我們每年節省下來35 萬美元的支齣。"委員會成員看著她的報告,點著頭;而吉莉安就站在那裏,並沒有多說什麼。他們讀完摘要,開始把目光轉嚮她。
"有什麼問題嗎?時間有限,我們還是主要討論一下對這個計劃的顧慮吧。"吉莉安問道。
"我覺得大部分內容都是可行的,除瞭第五個要點,關於提高工作效率這一點。"那個剛剛在你做簡報時跟你較真工作效率的委員開始嚮吉莉安提問。你迫不及待地想看看她如何為自己辯護。
"我明白您的顧慮,請大傢翻到第6 頁。"吉莉安將她的PPT 切換到關於節約開支的分析。
你搖搖頭,完全無法相信她敢這麼做--她居然跳過瞭這麼多頁!
她這樣做根本無法讓方案得到批準。
吉莉安解釋瞭提高工作效率從而節約開支的相關計算,然後問道:"還有什麼其他問題嗎?"每個人都搖搖頭。"那好,請大傢翻到第9頁,我想和大傢討論一下執行層麵的問題。"她嚮委員會展示瞭資金需求以及培訓的時間錶。報告結束時,她將目光轉嚮委員會負責人。
負責人的迴答讓你大吃一驚。"這個項目很不錯,吉莉安。就我個人而言,我很喜歡提升工作效率這部分,這會對我們有很大的幫助。"
她問瞭問其他人,"大傢都同意這個計劃,對嗎?"
所有人都點頭錶示支持。
負責人繼續說:"我們都支持你的方案。項目進入執行階段時請嚮我們匯報。"吉莉安嚮委員會錶示感謝。
到她離開房間為止,她隻用瞭14 分鍾,隻講瞭3 頁的內容,但方案就這樣被通過瞭!她是怎麼做到的?你思考著,同時對她充滿瞭敬佩。
答案很簡單:吉莉安直截瞭當地闡明瞭自己的想法,主導瞭論證過程,並和聽眾分享瞭最相關的信息。她考慮到瞭她所要達到的目標和聽眾的訴求,在製作PPT 之前,甚至在進行數據分析之前,就先規劃好瞭方案的結構。吉莉安把重心放在她想要的結果上--讓方案得到通過,而不是讓分析過程中有漂亮的視覺效果或是令人印象深刻。她以結果為導嚮,放下自己的目標,根據聽眾的需求調整內容。
結構化思維過程
高效溝通是可以習得的,而且遠沒有你想象得那麼難。我將這種方法叫作"結構化思維過程"。如果做得正確,你可以更有效地、更快地把一個初步想法逐步轉化成一個能被批準的方案。為瞭擁有這樣的能力,你必須摒棄固有的習慣,接受那些你還不太習慣的方法。起初,你可能會退縮,認為這根本不可能實現。你遇到瞭以前從未學過的知識,感到震驚也是非常正常的反應。當你過瞭這一階段,忘記瞭以前的習慣,你會發現這一過程非常直觀。我們之所以無法掌握這一方法,隻是因為我們以往錯誤的認知--以為簡單的方式不足以解決問題。然而,這一方法的美,正在於它的簡潔和精練。
描述一個商業方案時,"簡練"這個詞看來有一點"過時",而我之所以選擇它,是因為我早年職場生涯的一些重要經曆。那時我剛進入麥肯锡,並成為幾項業務的負責人,執行副總裁希望能夠更好地瞭解她的團隊所做的項目,所以要我嚮她匯報。這次談話非常重要,因為這是我和她的第一次交流,而她是我老闆的老闆。
首次亮相對我的團隊、我的業績評估、我的職場生涯,都會帶來很大的影響--好的以及壞的。
我用書中即將介紹的結構化思維過程打磨瞭我的報告,確保我所要講的一切都能引人注意,每一個詞、每一張圖錶都不顯多餘。我和幾位項目組成員進行瞭幾次對話,將他們的意見也加入報告中。我嚮執行副總裁報告的過程非常順利,讓她在較短的時間內瞭解瞭我所做的工作。報告結束後,我問她是否還有什麼問題,她的迴答我到現在依然記得。她說:"你解釋得非常清楚,你的報告非常簡練、非常流暢。我沒有什麼問題,非常好,謝謝你。"她所說的一切,是我在工作中得到的最高贊賞。從那天起,我決定以"簡練"作為方案的風格。我也願意嚮你透露其中的竅門,讓你的方案也能簡潔易懂。
目錄
第一章 001 高效工作法:如何正確地傳遞信息
你越擅長簡化信息,你的想法就越可能得到支持。
第二章 011 結構化思維:讓工作變得更簡單
結構化思維會讓你的工作變得更簡單,它能引導你篩選有用信息,避免在無用分析上花費時間。
第三章 027 正確定義問題:減少無效努力
當我們急於尋找解決方案時,我們無法保證自己在迴答正確的問題。
第四章 037 核心建議:假設+ 觸動點
好的核心建議有兩個組成部分,一個容易理解的假設和一個對利益相關人有價值的觸動點。
第五章 049 思考的邏輯:引導溝通對象得齣你的結論
搭建框架的過程是將想法和概念按照一定邏輯分組、排列,目的是讓溝通對象認同你的核心建議。
第六章 061 搭建框架:將信息結構化
記住,你搭建框架,是為瞭用溝通對象聽得懂的方式來證明你的核心建議。
第七章 083 層形結構和列形結構:改變固有思維
當你初次接觸你的溝通對象時,他們還存在著固有思維,而你的目標是引領他們到達你的核心建議。
第八章 099 故事思維:讓溝通對象零誤讀
流暢的敘述對最終清晰而有說服力的溝通至關重要。
第九章 121 整閤觀點:探尋關鍵問題的答案
越早整閤觀點,越能有效防止做無用功,也能讓你在決策會議之前就獲得支持。
第十章 133 從草稿到終稿:用反饋優化方案
在完成最終方案前,你需要花費大量的時間與利益相關人溝通,你會感到疲憊,但由此得到的最終結果是經得起推敲的。
第十一章 145 收集材料:用結構化思維驅動分析
思考能讓你更專注於收集那些讓論證更嚴謹的事實材料,而非那些隻是看起來有趣的內容。
第十二章 155 證明或推翻假設:檢驗最初的核心建議
分析可能會證明假設,也可能推翻它。而結構化思維過程的目的在於找到正確的答案,
而非證明最初的設想為真。
第十三章 167 選擇溝通方式:將信息嵌入閤適的傳播載體
在最終溝通中,有一個需要時刻銘記的原則:無論選擇什麼樣的傳播載體,內容多不意味著好。
第十四章 179 分享信息:決定方案是否通過的最後一步
構建一個簡潔有力的方案並不簡單,它需要你能夠洞察問題的本質,思考溝通對象的目標,進而提齣一個直接明瞭、容易獲得通過的建議。
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