电子办公环境中文件管理原则与功能要求（中英双语） pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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国际档案理事会 著，国际档案理事会 编，王健 等 译

图书标签:

• 电子办公
• 文件管理
• 办公自动化
• 信息管理
• 数字化办公
• 双语
• 中英
• OA
• 文档管理
• 企业管理

出版社： 中国人民大学出版社

ISBN：9787300140957

版次：1

商品编码：10959147

包装：平装

开本：16开

出版时间：2012-01-01

用纸：胶版纸

页数：219

正文语种：中文，英文

内容简介

　　 《电子办公环境中文件管理原则与功能要求（中英双语）》系统、全面、详尽地阐释了电子环境中文件管理的原则、电子文件管理系统的功能要求以及业务系统中文件管理的功能要求，旨在为电子办公环境中用于生成和管理电子文件的软件制定全球统一的原则规范、开发指南与功能要求。本书内容是国际档案理事会近年来极为引人注目的成果之一，三个单元构成了国际标准化组织2010—2011年颁布的三个文件管理新国际标准ISO16175（1—3）《信息与文献——电子办公环境中文件管理原则与功能要求》。本书所呈现的研究成果是来自全球12个国家的电子文件管理专家集体智慧的结晶，高度集成了5项文件管理国际标准，11个国家或司法区域的标准规范，12个已产生重大国际影响的项目研究成果，为我国实施电子文件国家战略、制定标准规范、开发电子文件管理合规软件提供了不可多得的，集专业性、前沿性、实用性于一体的研究成果。

作者简介

王健，中国人民大学信息资源管理学院教授、中国人民大学电子文件中心研究员、教育部数据工程与知识工程实验室研究员，冯惠玲教授率领的电子文件管理研究团队的首批成员；国际信息资源管理学会（IRMA）项目委员会委员，国际档案理事会档案教育指导委员会（ICA／SAE）委员，“电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究项目”第三期（InterPARES3）中国组负责人，美国密歇根大学高级访问学者。近年来主持2项国家社科基金项目、8项省部级科研项目、3项国际合作项目，参与2项国家自然科学基金项目、2项国家社会科学基金重点项目，获国家省部级科研奖10余项，曾获中国档案学会译著一等奖。数次在国际会议上宣读学术论文，多次应邀任国内外电子文件管理培训主讲教师。本译著系译者应国际档案理事会“电子办公环境中文件管理原则与功能要求”项目主持人之邀参与国际合作研究的成果。

目录

第一单元 概述与原则综述
1 引言
1.1 范围与目的
1.2 适用对象
1.3 相关标准
1.4 结构与使用
2 优秀实践--电子文件及软件的作用
3 指导原则
3.1 与文件相关的原则
3.2 与系统相关的原则
4 实施事宜
4.1 有效管理电子业务信息的要素
4.2 风险及风险减缓
4.3 电子系统在财政和组织方面的可持续性
5 曾参考及评估的其他功能要求
6 术语表

第二单元 电子文件管理系统指南与功能要求
1 引言
1.1 范围
1.2 目的
1.3 适用对象
1.4 相关标准
1.5 术语
1.6 结构
2 指南
2.1 什么是文件？为什么文件很重要？
2.2 电子文件和电子文件管理系统的特征
2.3 功能要求概述
2.4 功能要求集的使用
3 功能要求
3.1 捕获
3.2 识别
3.3 分类
3.4 管理真实可靠的文件
3.5 混合文件的管理
3.6 保存与处置
3.7 搜索、检索和呈现
3.8 管理
4 附录
a 术语表
b 更多读物
c 审核现有电子文件管理系统是否符合规范要求的对照
检查表样本

第三单元 业务系统中文件管理指南与功能要求
1 引言
1.1 范围与目的
1.2 适用对象
1.3 相关标准
1.4 术语
1.5 结构
2 指南
2.1 为什么拥有业务过程与活动的证据非常重要？
2.2 业务系统综览与文件管理
2.3 找出业务系统中事件、事项处理及决策所需证据
2.4 功能要求的用途
2.5 实体关系模型
3 功能要求
3.1 生成附有背景信息的文件
3.2 管理和维护文件
3.3 支持导人、导出与互操作
3.4 根据要求保存与处置文件
4 附录
a 术语表
b 将所有涉及文件管理的考虑因素融人整个系统开发生命周期
c 更多读物
《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》常用术语 英文释义

前言/序言

变革中的数字文档：重塑办公协作的新范式 在当今信息爆炸、节奏飞快的商业环境中，高效、有序的文件管理已不再是简单的信息存储，而是企业核心竞争力的重要组成部分。随着电子化办公的深入人心，纸质文档的束缚被打破，信息的流动速度、共享的便捷性以及协作的深度都发生了翻天覆地的变化。然而，伴随而来的是前所未有的挑战：海量数据的洪流、跨部门协作的复杂性、信息安全与合规性的压力，以及用户对便捷访问与智能化处理的期待。 本书正是基于这样的时代背景，旨在为现代企业构建一套全面、系统、且具有前瞻性的电子办公文件管理体系提供理论指导和实践框架。我们并非简单地罗列技术功能，而是深入探讨文件管理的底层逻辑，剖析其在不同业务流程中的作用，并以此为基础，勾勒出满足未来办公需求的通用性功能要求。 第一部分：电子办公文件管理的基石——核心原则的再审视 在迈向智能化文件管理的征程中，我们首先需要回归其最根本的原则。过往纸质文件管理的一些基本理念，在电子化浪潮中依然闪耀着智慧的光芒，只是需要以更符合数字时代特性的方式去解读和实践。 有序性与可追溯性 (Orderliness and Traceability)： 在物理世界中，我们通过文件夹、档案柜、索引卡来组织文件。在电子环境中，这一原则转化为清晰的文件命名规范、严谨的目录结构设计、以及强大的版本控制和审计追踪功能。文件的每一个变动，从创建、修改到删除，都应留下清晰的记录，确保信息在任何时候都可以被准确追溯到源头，这对于合规性审查、事故调查乃至知识传承都至关重要。我们强调的“有序”，不是僵化的分类，而是灵活且能够适应业务变化的逻辑组织，让信息在庞杂的数据海洋中，依然能够被快速、准确地定位。 安全性与访问控制 (Security and Access Control)： 电子文件的易复制性是其优势，但也带来了安全风险。敏感信息泄露、未经授权的访问、甚至是病毒或勒索软件的攻击，都可能对企业造成毁灭性的打击。因此，文件的安全性是文件管理的首要考量。这包括但不限于：数据加密、细粒度的权限管理（基于用户、角色、部门、项目等）、安全审计日志、以及完善的灾难恢复和备份机制。我们必须确保只有拥有相应权限的人员才能访问、修改或删除特定文件，同时对所有操作进行记录，防范内部和外部的威胁。 共享性与协作性 (Shareability and Collaborability)： 电子文件管理的核心价值之一在于打破信息孤岛，促进团队内部及跨部门的顺畅协作。文件的便捷共享，能够加速项目进展，提升决策效率。然而，无序的共享可能导致版本混乱、信息不对称。因此，我们需要建立有效的共享机制，例如：安全的链接分享、受控的团队空间、以及实时的文件同步与协同编辑功能。这些功能的设计，需要平衡共享的便捷性与信息的一致性，确保所有参与者都能在最新、最准确的版本上进行工作。 可用性与便捷性 (Availability and Usability)： 文件管理系统的最终目的，是让用户能够方便快捷地获取所需信息。这意味着系统界面应直观易懂，操作流程应简洁高效。无论是通过关键词搜索、元数据筛选，还是基于项目或任务的关联视图，用户都应能够迅速找到目标文件，并根据自己的需求进行查看、编辑或分享。同时，系统的可用性也体现在跨平台、跨设备的支持上，确保用户在办公室、在家中，甚至是在差旅途中，都能随时随地访问和管理文件。 合规性与生命周期管理 (Compliance and Lifecycle Management)： 现代企业运营面临着日益复杂的法律法规和行业标准。文件管理必须能够支持企业满足这些合规性要求，例如：数据保留政策、隐私保护规定（如GDPR、CCPA等）、以及特定行业的监管要求。这需要文件管理系统能够实现文件的生命周期管理，从文件的创建、使用、归档，到最终的安全销毁，都遵循预设的规则和策略。有效的生命周期管理不仅能降低合规风险，还能优化存储成本，提升信息资源的利用效率。 第二部分：电子办公文件管理的功能要素——构建智能化的未来工作空间 在上述核心原则的指导下，我们进一步梳理并提出电子办公文件管理系统应具备的关键功能要素。这些功能并非孤立存在，而是相互关联，共同构成一个强大、智能的文件管理生态系统。 强大的检索与发现机制 (Robust Search and Discovery Mechanisms)： 全文检索： 能够索引和搜索文件内容，即使文件内容未被显式标记，也能被精准找到。 元数据检索： 支持对文件的各种属性（如创建者、创建日期、文件类型、标签、项目代码等）进行高级检索和组合查询。 智能推荐： 基于用户的使用习惯、项目关联性、以及信息的相关度，主动推荐可能需要的文件。 模糊匹配与容错： 能够处理用户输入中的拼写错误或不精确的关键词，提高搜索的成功率。 精细化的版本控制与历史记录 (Granular Version Control and History Tracking)： 自动版本保存： 在用户编辑或保存文件时，自动生成新版本，并保留历史版本。 版本比较与合并： 能够直观地比较不同版本之间的差异，并支持将修改合并到当前版本。 版本回溯： 允许用户轻松地将文件恢复到任意一个历史版本。 版本命名与标记： 支持对重要版本进行命名或添加标记，方便识别和追溯。 灵活的权限管理与安全保障 (Flexible Permission Management and Security Assurance)： 基于角色的访问控制 (RBAC)： 根据用户的角色分配相应的访问权限。 细粒度的权限设置： 允许在文件、文件夹甚至单个字段级别设置读取、编辑、删除、下载、分享等权限。 临时访问权限： 为外部合作伙伴或临时性项目提供有时效性的访问权限。 数据加密： 对存储在服务器端和传输过程中的数据进行加密，保护信息安全。 操作审计日志： 详细记录所有用户对文件的操作行为，便于追溯和审计。 水印功能： 对敏感文件添加可视或不可视的水印，防止非法传播。 访问控制策略： 支持根据IP地址、设备类型等条件设置访问策略。 高效的协作与共享工具 (Efficient Collaboration and Sharing Tools)： 实时协同编辑：允许多个用户同时编辑同一份文档，并实时查看彼此的修改。 评论与标注： 在文档中添加评论、批注和高亮，便于沟通和反馈。 文件共享与链接管理： 支持生成安全的分享链接，并可设置访问密码、有效期等。 团队工作空间： 为项目团队或部门提供集中的文件存储和协作区域。 任务分配与审批流程： 将文件管理与工作流程相结合，支持文件相关的任务分配、审批和流转。 智能化的文件组织与自动化 (Intelligent File Organization and Automation)： 自动分类与标签： 基于文件内容、元数据或预设规则，自动为文件进行分类和打标签。 重复文件检测与清理： 自动识别和删除重复文件，节省存储空间。 自动化工作流： 将文件处理过程中的重复性任务自动化，如文件格式转换、命名规范检查、归档处理等。 内容提取与分析： 能够从文件中提取关键信息，进行数据分析或生成报告。 人工智能辅助： 利用AI技术进行智能推荐、内容摘要、风险识别等。 完善的生命周期管理与合规支持 (Comprehensive Lifecycle Management and Compliance Support)： 自定义保留策略： 支持根据文件类型、敏感级别或法规要求，设置不同的文件保留期限。 自动归档与销毁： 在文件达到保留期限时，自动将其移至归档区域或进行安全销毁。 电子证据支持： 确保在法律诉讼或调查中，能够提供完整、可信的文件证据链。 隐私合规工具： 提供工具支持企业满足GDPR、CCPA等隐私保护法规的要求，例如数据匿名化、数据主体访问请求处理等。 审计追踪与报告： 提供详细的审计日志，支持生成合规性报告。 良好的用户体验与集成能力 (Good User Experience and Integration Capabilities)： 直观的用户界面： 简洁、易于理解的设计，降低用户学习成本。 跨平台与多设备支持： 支持Web端、桌面客户端、移动App等多种访问方式。 与其他系统的集成： 能够与现有的办公套件（如Microsoft 365, Google Workspace）、CRM、ERP等系统无缝集成，实现数据互通。 API接口： 提供开放的API接口，方便第三方系统进行二次开发和定制。 结语： 电子办公环境中文件管理，绝非仅仅是技术的堆砌，而是一场关于信息流转、协作模式乃至企业文化变革的深刻实践。本书所阐述的核心原则与功能要求，正是为了引导企业从“信息存储”的原始阶段，迈向“信息驱动”的智能时代。通过深刻理解并践行这些理念，企业将能构建出更高效、更安全、更具韧性的文件管理体系，为数字化转型注入强劲动力，并在日益激烈的市场竞争中，赢得先机。这不仅关乎效率的提升，更关乎企业在未来数字经济浪潮中的可持续发展能力。

评分☆☆☆☆☆

我花了相当长的时间来研究这本书的英文部分，发现其翻译质量相当高，这对于跨国公司或需要与国际标准接轨的专业人士来说，简直是福音。语言的精准性使得原著的专业术语在两种语言间得以完美转换，没有出现那种为了追求字面对应而牺牲了专业内涵的尴尬情况。阅读过程中，我特别留意了其在描述面向未来的功能需求时所采用的措辞，那种前瞻性让人印象深刻。比如，书中对于“上下文关联性检索”和“自适应合规性引擎”的探讨，远超出了目前市面上大多数文件管理软件所能提供的基础功能。它似乎预设了未来十年企业可能遇到的数据治理难题，并提前给出了结构化的解决方案框架。这种深度和广度，使得这本书的适用人群非常广泛，不仅适合那些初级的文件管理员，更适合那些正在规划企业级ECM（企业内容管理）战略的高层管理者。它用一种非常沉稳、学术又不失实用的笔调，构建了一个关于“信息资产”的完整认知体系，让人在合卷时，对自身的知识体系有了更清晰的定位和提升方向。

评分☆☆☆☆☆

这本书的书名是《电子办公环境中文件管理原则与功能要求（中英双语）》，读完之后，我感觉这不仅仅是一本关于文件管理的参考书，更像是一本引导我们重新审视数字化工作方式的指南。从内容结构上看，它非常系统地梳理了现代电子办公环境下，文件管理所面临的挑战与机遇。它没有止步于传统的档案归档理论，而是深入探讨了如何利用现代信息技术手段，构建一个高效、安全、合规的文件生命周期管理体系。书中对“原则”的阐述非常扎实，从信息密级划分到权限控制，再到长期保存与销毁策略，每一个环节都有详实的数据和案例支撑，让人读起来心里踏实。尤其值得称道的是，它对“功能要求”部分的剖析，清晰地界定了优秀文件管理系统应具备的核心技术指标和服务能力，这对于IT部门和业务部门之间的沟通起到了极大的桥梁作用。对于那些正处于数字化转型阵痛期的企业来说，这本书提供了一个非常清晰的路线图，指导我们在技术选型和流程再造时，能够站在更高的战略层面去思考文件的价值与风险。它不仅仅教你“怎么做”，更重要的是告诉你“为什么这么做”才是最符合未来工作场景的。

评分☆☆☆☆☆

这本书的装帧和排版也让我印象深刻，它透射出一种对知识的尊重。中英对照的布局非常考究，无论是阅读原文还是对照翻译，都极为舒适，页边距和字体选择都显得专业而克制，没有丝毫花哨的干扰。但撇开形式不谈，其内容深处流淌出的是一种对“秩序之美”的追求。在信息爆炸的时代，文件管理绝非可有可无的行政工作，而是维护企业核心竞争力的基石。这本书成功地将这一“基石”的构建过程，系统化、模块化地呈现了出来。它就像一个高精度的大型精密仪器说明书，指导我们如何正确地组装、操作和维护我们自己的数字知识库。它教会我们，优秀的文件管理，不仅能提升效率，更能通过规范化的流程，潜移默化地塑造出一种严谨、可靠的企业文化。对于任何一个致力于建立长期、可持续数字资产管理体系的组织来说，这本书都是一份不可或缺的、值得反复研读的案头必备书。

评分☆☆☆☆☆

作为一名资深的IT实施顾问，我最看重的是工具的落地性和标准化程度。这本书在这方面表现得尤为出色。它提供的“功能要求”清单，简直可以作为一套企业级文件管理系统招标的基准测试集。它不仅列出了必须具备的基础功能（如全文检索、权限隔离），更重要的是，它提出了许多关于系统间集成、API开放性以及未来技术兼容性的硬性指标。这种对工程实践的关注，使得这本书的实用价值远远高于一般的理论专著。此外，书中穿插的案例分析，虽然篇幅不长，但都切中了企业在实施过程中常遇到的痛点，比如，如何平衡信息共享的便利性与保密性的冲突。作者给出的建议往往是基于最佳实践的折衷方案，既考虑了合规压力，又兼顾了日常操作的效率，这体现了一种非常成熟和务实的职业态度。读完后，我立刻将书中的某些章节作为内部培训的参考资料，因为它提供了一个坚实的理论基础，来支撑我们对客户提出的复杂系统架构建议。

评分☆☆☆☆☆

这本书给我最大的启发在于它对“管理”二字的重新定义。在传统观念里，文件管理往往与“存”和“找”挂钩，但这本书却将焦点完全转移到了“价值最大化”和“风险最小化”这两个维度上。它详细阐述了如何通过精细化的元数据策略，将静态的文件转化为动态的、可被业务流程驱动的智能信息单元。例如，书中关于“文件版本迭代的可视化追踪与审计”的部分，其详尽程度令人咋舌。它不是简单地记录谁修改了什么，而是深入到修改的逻辑链条和对业务决策的影响，这一点对于金融、法律等高度监管行业的专业人士来说，具有不可替代的参考价值。而且，全书的逻辑推进极为流畅，每一章的结论都自然而然地引出下一章的议题，形成一个严密的知识闭环。我甚至发现，其中一些关于用户体验（UX）在文件操作界面设计上的建议，也充满了人性化的考量，这表明作者团队对实际使用场景有着深刻的体察，而非闭门造车式的理论构建。

评分☆☆☆☆☆

内容充实~专业性强，比较有帮助

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感觉不错，还需多看几遍~

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不学不行啊,还没看完.....

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